Cómo crear la presentación perfecta

Las presentaciones son parte fundamental de los negocios. Pero su creación no tiene por qué causar estrés. Existe una amplia gama de herramientas en constante evolución que permiten sacar presentaciones de la galera; lo único que precisa es un mensaje claro y usar con eficacia los elementos para transmitirlo.

1. ¿Qué tiene para decir?

La mayoría de las presentaciones son de una de estas dos clases:

Informativas: la intención es informar y presentar los hechos con la mayor objetividad posible.

Persuasivas: diseñadas para modificar la visión o la conducta de los receptores.

Si bien su presentación tendrá mucha de la misma información más allá de si busca informar o persuadir, deberá elegir uno de los dos enfoques. Al decidirse por un enfoque y respetarlo, dará mucha más fuerza a su presentación y a los elementos visuales que emplee.

2. Elija los materiales

Piense qué elementos captarán mejor la atención del público. Las tecnologías llamativas pueden distraer a quienes no las conocen, mientras que un público más joven podría no apreciar los elementos tradicionales.

Estos son algunos ejemplos de herramientas tradicionales:

• Imágenes: bocetos, mapas, fotografías, ilustraciones, etc.
• Pósteres: elementos portátiles que incluyen alguno o todos los tipos de imágenes
• Objetos físicos: algo concreto relevante para el tema de la presentación
• Cuadros: organice información de manera lógica y predeterminada.
• Gráficos: refuerce la información con comparaciones visuales instantáneas.
• Rotafolios: nada los supera para ir y volver rápidamente de una idea a otra.
• Pizarras: fáciles de borrar cuando se quiere pasar a otro tema.
• Folletos: sirven de referencia para su presentación; pueden ser versiones impresas de las diapositivas, notas generales, etc.

Éstas son algunas herramientas electrónicas para tener en cuenta:

• Punteros láser: úselos como una extensión de su mano, un dedo largo que puede apuntar a todas partes.
  
• Micrófonos inalámbricos: no hay más necesidad de permanecer en el atril.
  
• Retroproyectores: casi todas las salas de conferencias poseen uno. Hoy en día, son habituales en las presentaciones.
  
• Transparencias: se crean copiando un documento o una imagen en una hoja de papel especial para transparencias y se transmiten a una pantalla mediante un retroproyector.
  
• Películas y audio: no hay nada que capte la atención como una imagen en movimiento o un sonido.
  
• Pantalla de PC: se pueden mostrar versiones digitales de diapositivas, películas, transparencias, cuadros, gráficos, etc.
  
• Software de presentación: aplicaciones como PowerPoint permiten incluir imágenes, cuadros, gráficos, texto y todo lo que precise para la presentación en pocos minutos (y también recomiendan los mejores diseños y tamaños de texto).

3. Diseñe su presentación

Saber qué se quiere decir con una herramienta es sólo el comienzo. El verdadero desafío es diseñar el material para decirlo con eficacia.

Hágalo legibleEl público debe poder verlo desde el fondo de la sala y desde todos los ángulos. Elija imágenes llamativas Microsoft® ofrece imágenes en línea y usted puede hallar bellas imágenes a precios razonables en sitios Web de empresas como Getty Images.

Sea prudente con los coloresNo use más de tres colores por herramienta y asegúrese de seleccionar combinaciones que contrasten bien.

Al igual que los demás elementos de la presentación, las herramientas visuales exigen práctica y planificación para ser eficaces.

Practique cómo usarlas hasta que pase de una imagen a la siguiente sin inconvenientes.

Debería estar tan familiarizado con los elementos auxiliares como para no tener que leerlos para transmitir su mensaje.